Czy faktura VAT musi być podpisana?

Czy brak podpisu na fakturze jest błędem? Jakie elementy powinna zawierać faktura ?

 
 
Jeśli jesteś podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą, to niemalże codziennie spotykasz się z fakturami VAT.

Chcesz się dowiedzieć, jak to jest z tym podpisywaniem faktur, zachęcam do przeczytania poniższego wpisu.

Wyjaśniam w nim, w jakich sytuacjach konieczne jest podpisywanie faktur oraz jakie elementy powinna zawierać faktura.

Zapraszam do lektury.

Faktura VAT, obok paragonu fiskalnego, jest jednym z podstawowych dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży. Pewnie spotkałeś się z fakturami z pieczątką i podpisem, a także z takimi, na których brakuje tych elementów.
 

Czy brak podpisu na fakturze jest błędem?

Bardzo często w swojej pracy dostaję zapytania od klientów o to, czy wystawiane przez nich faktury są prawidłowe, czy niepodpisana faktura jest ważna i czy będzie ją można zaksięgować jako koszt.

Jak już wspomniałem, faktura to jeden z podstawowych dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży towaru lub świadczenie usługi. Z reguły faktury wystawia się na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, a czasami także na żądanie nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Zasady wystawiania faktur uregulowane zostały w ustawie o VAT oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur.
 

Co powinna zawierać faktura?

Elementy obowiązkowe, jakie powinna zawierać faktura, zostały wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Należą do nich:

  • data wystawienia,
  • kolejny numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer NIP,
  • nazwa towaru lub usługi,
  • dane kwotowe, takie jak miara, ilość, cena jednostkowa, stawka podatku VAT, suma netto z podziałem na stawki, kwota podatku VAT, kwota należności ogółem.

Natomiast rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur określa m.in. przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w powyższym art. 106e ustawy o VAT, inny sposób przeliczania wykazywanych na fakturach kwot w walutach obcych, a także późniejsze terminy wystawiania faktur.

Jak widać, wśród obowiązkowych elementów, które powinna zawierać „typowa” faktura, ustawodawca nie wskazał podpisu.

Tym samym podpisywanie faktur nie jest konieczne.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby na fakturach umieszczać podpisy sprzedawcy i nabywcy. Zależy to wyłącznie od stron transakcji.

Trzeba jednak zwrócić uwagę, że w szczególnych przypadkach ustawodawca wymaga akceptacji dokumentu potwierdzającego daną transakcję.
Potwierdzeniem takim może być właśnie podpis złożony na dokumencie.

Do takich szczególnych dokumentów, w przypadku których ustawodawca wymaga akceptacji dokumentu potwierdzającego daną transakcję, zalicza się:

  1. fakturę korygującą,
  2. notę korygującą,
  3. fakturę RR.

 

Faktura korygująca

Faktura korygująca jest dokumentem wystawianym przez sprzedawcę, kiedy:

  1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu,
  2. udzielono opustów i obniżek cen,
  3. dokonano zwrotu towarów i opakowań,
  4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
  5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Elementy, jakie powinna zawierać faktura korygująca, opisano w art. 106j ust. 2 i 3 ustawy o VAT. Wśród nich nie wymieniono podpisu, ale w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT ustawodawca zobowiązał sprzedawcę do uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzenie odbioru jest konieczne, gdy korekta powoduje zmniejszenie kwoty VAT na fakturze.

Uzyskanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej uprawnia jej wystawcę do obniżenia podstawy opodatkowania VAT. Potwierdzeniem odbioru faktury korygującej może być podpis nabywcy na fakturze, ale również: mailowe poświadczenie odbioru faktury czy faks potwierdzający odbiór faktury.

Jak to bywa w przypadku przepisów podatkowych, zawsze są jakieś odstępstwa. Od powyższej zasady też istnieje wyjątek, opisany w art. 29a ust. 15 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem dopuszczalne jest obniżenie podstawy opodatkowania VAT, jeśli podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i jeśli z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej.
 

Nota korygująca

Innym dokumentem korygującym dane wskazane na fakturze jest nota korygująca.
Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, może wystawić notę korygującą. Zgodnie z art. 106k ust. 2 ustawy o VAT nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.

Akceptacja noty korygującej może nastąpić w taki sam sposób jak opisany w przypadku faktury korygującej.
 

 

Faktura VAT RR

Faktura VAT RR jest dokumentem zakupu produktów rolnych, a także niektórych usług świadczonych przez rolników ryczałtowych. Od tradycyjnej faktury odróżnia ją fakt, iż wystawianabywca, a nie sprzedawca.

Niezbędne elementy faktury VAT RR zostały wymienione w art. 116 ust. 1 i 2 ustawy o VAT. Wśród nich jako nieodzowny element prawidłowo sporządzonego dokumentu zostały wymienione czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.
Faktura VAT RR musi zostać czytelnie podpisana zarówno przez nabywcę, jak i sprzedawcę.

Złożenie podpisu na fakturze przez rolnika jest aprobatą poprawności zawartych w niej zapisów co do danych określających m.in. przedmiot transakcji od strony rzeczowej, wartościowej i jakościowej. Podpis rolnika jest równocześnie potwierdzeniem zawartego na fakturze oświadczenia, że jest on rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku. Podpis w tym przypadku ma znaczenie dowodowe, potwierdzające rzeczywisty charakter transakcji.
 

Czy faktura VAT musi być podpisana?

 

 
 
podstawa prawna: art. 29a ust. 13 i 15; art. 106j ust. 2 i 3; art. 106e ust. 1; art. 106k ust.1 i 2; art. 116 ust. 1 i 2 ustawy o VAT

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Name *

SOŁTYSIK Sc. ani autorzy poszczególnych tekstów (dalej: "Autorzy") nie odpowiadają za treść niniejszego bloga ani poszczególnych wpisów w zakresie, w jakim podmioty trzecie mogłyby doznać szkody majątkowej lub niemajątkowej, podejmując (lub nie podejmując) jakiekolwiek czynności na podstawie treści zamieszczonych na blogu. Treść bloga nie stanowi opinii prawnej ani jakiejkolwiek porady prawnej i nie może być podstawą do podjęcia jakiejkolwiek decyzji biznesowej. Treść bloga nie stanowi informacji o stanie obowiązującego prawa. Treść bloga stanowi wyłącznie odzwierciedlenie poglądów Autorów i nie stanowi oficjalnego stanowiska SOŁTYSIK Sc. w jakiejkolwiek sprawie. Autorzy zastrzegają prawo do zmiany tekstów oraz poglądów wyrażonych na blogu, w szczególności w przypadku zmiany prawa lub praktyki orzeczniczej sądów i organów administracji.